Even per mail de leverancier de afspraken bevestigen of dat telefoontje van een belangrijke stakeholder beantwoorden: het klinkt alsof het je geen tijd kost, maar is dat zo? Volgens onderzoek van Vincent Brouwer van AddVue connect worden contractmanagers per dag minimaal 40 keer voor dit soort dingen in hun werk gestoord. Zij blijken structureel moeite te hebben om het allemaal bij te houden en daarbij overzicht te behouden.
Complexiteit van een leveranciersrelatie
Vele contractmanager(s) vervullen deze functie als hoofdtaak, maar doen het er ook vaak als neventaak erbij. Ze hebben het allemaal druk! Zij doen hun taak met volle overgave. Want in hun rol willen ze voortdurend op de hoogte zijn wat er zich afspeelt. En daar gaat het vaak mis! De complexiteit die een leveranciersrelatie met zich meebrengt wordt onderschat, waardoor er te weinig structuur is en er is een voelbare angst van controleverlies onder contractmanagers bestaat.
We staan er niet zo vaak bij stil, maar het aanhouden van een leverancier kost veel tijd. Denk in eerste instantie alleen maar eens aan alle bestellingen, alle administratieve goedkeuringen, de bevestigingen en leveringen. En dan nog maar niet gesproken over alle afwijkingen daarop.
Wat kost het jouw organisatie om een gesprek met je leverancier te organiseren?
Laten we de organisatie van een leveranciersgesprek even nader beschouwen. Lijkt eenvoudig en weinig tijdrovend. En is het dat dan ook? Want wie maakt de agenda, wie brengt partijen bij elkaar, wie voert het gesprek, wie schrijft de notulen en actielijsten. En dan maar niet te spreken over het vervolgen ervan?
Stel je een leveranciersbestand van een contractmanager als volgt voor:
| Categorie | Aantal leveranciers | Aantal gesprekken/jaar (tijd) | Tijdsbesteding |
| A | 5 | 4x (1dag/lev actief) | 20 dagen |
| B | 25 | 1x (0,5 dag/lev receptief) | 12 dagen |
| C | 300 | 0,5x (0,25 dag/lev correctief) | 40 dagen |
| Totaal |
|
| 72 dagen |
Deze contractmanager voert, al dan niet met zijn interne stakeholder(s) het leveranciersgesprek. Een A-leverancier wordt actief benaderd en een gesprek kost 1dag/leveranciersgesprek, de B-leverancier kost 0,5 dag/leveranciersgesprek en aan de C-leverancier wordt alleen tijd besteed wanneer er correctieve acties nodig zijn.
Dus stel dat een contractmanager voltijd werkt, dan gaat er al ongeveer 72dagen/210 = 33% van zijn tijd verloren alleen al aan het voeren van gesprekken. Laat staan dat er tijd is voor de proactieve zaken die een contractmanager zou willen initieren, namelijk informatie uitwisseling, risicomanagement, innovaties en/of leveranciersontwikkeling.
Het bovenstaande maakt duidelijk dat het belangrijk is om te weten waar de contractmanager zijn tijd aan moet besteden.
Drang naar controle
Contractmanagers werken vaak op het scheidsvlak van verschillende disciplines. Bijvoorbeeld zij werken binnen de business en rapporteren aan de contracteigenaar. Functioneel hebben zij dan een lijntje met inkoop en/of facilitair. Dat maakt dat ze in verschillende systemen werken en ze veel tijd kwijt zijn om de betrokkenen te informeren. Het voortdurend ‘bij’ moeten zijn is het streven! Want dat geeft een gevoel van controle en als dat er niet is raken ze in paniek. Controleverlies maakt namelijk mensen onzeker en gestrest.
Daarom is het zaak om te werken aan de effectiviteit van de contractmanager. Dat kan door hem te helpen bij het verkrijgen van inzicht in zijn eigen tijdsbesteding of hem gereedschap te geven om de enorme maalstroom effectief te kunnen verwerken.
Relaxed contractmanagement
Relaxed contractmanagement betekent dat je goed weet waar je je tijd aan wilt besteden en je daar ook aan houd. Gebruik goed gereedschap die je inzicht, overzicht en vooral rust geven. Want een goed contractbeheersysteem helpt je effectief bij deze maalstroom. Contractmanagers die ontspannen hun werk doen, halen bovengemiddeld meer uit het contract. En daar was het toch allemaal om te doen…!
Meer weten over de kunst van relaxed contractmanagement? En wil ook jij dat bereiken? Neem dan gerust contact met ons op voor meer tips en adviezen.
Meer weten over het inrichten van contractmanagement?
Lees wat er allemaal bij de implementatie van contractmanagement komt kijken!