Leveranciersovereenkomst

De vraag "Wat maakt een leveranciersovereenkomst goed?" is voor meerderlei uitleg vatbaar. Want vanuit welk gezichtsveld of discipline beschouw je het en wat wil je er mee bereiken?

Doel van de leveranciersovereenkomst

Er wordt vaak gesproken dat een goede overeenkomst of contract na ondertekening nooit meer wordt gebruikt. De praktijk leert echter dat leverancierscontracten wel vaak moeten worden geraadpleegd. Enerzijds door verschil in interpretatie en anderzijds door het feit dat ongeveer 30% van de contracten de initiele verwachtingen niet waarmaken. Het mag dus duidelijk zijn dat vele leveranciersovereenkomsten niet voldoen of niet voldoende op de doelen zijn gericht. Sterker nog, wij kennen helaas nog te veel praktijkgevallen waarbij er binnen de overeenkomst geen doel van de samenwerking bekend is. 

In de kern is het vastleggen niet het doel van een leveranciersovereenkomst. De echte bedoeling is dat er een soort ‘psychologisch’ contract tussen partijen ontstaat die uiteindelijk waarneembaar is in wat mensen (opdrachtgever en opdrachtnemer) doen en hoe ze zich gedragen. Essentieel hierbij is om tijd en energie te stoppen in de dialoog om te komen tot echte afspraken, waarbij er machtsgelijkheid bestaat en ook leveranciers het contract (gaan) adopteren.  

Manage leveranciers contracten

In de basis is de contracteigenaar (= meestal de budgethouder) de eindverantwoordelijke voor het vaststellen van de contractdoelen, het contractmanagementproces en de vastlegging van de afspraken. 

In de praktijk wordt deze vastlegging vaak gedelegeerd naar de inkoper, de contractmanager of een (juridisch) contractspecialist. En daar kan het mis gaan! Deze overdracht gaat vaak gepaard met het vervagen van het contracteigenaarschap. Contract worden afgesloten ver weg van de operatie, direct betrokkenen weten inhoudelijk onvoldoende wat er in het contract staat en het contract geeft hen onvoldoende operationele steun en begeleiding. Om dit gat tussen aspiratie en realiteit te slaan behoren de contracten beter aan te sluiten op de geest van de bedoeling. Bijvoorbeeld in onderhandelingen en contractvorming ligt het accent vaak op aansprakelijkheden of gevolgschades en minder op de doelen, verantwoordelijkheden en risico-reductie. En bottomline heeft dat een negatief effect op het vertrouwen in elkaar en blijft het positieve effect op een goede operatie onderbelicht.

Effectief leveranciers contracteren - de start naar gewenst gedrag en performance

Geinteresseerd in het beter aansturen van je leveranciersgedrag en relatie? En weet je niet waar je moet beginnen? Laat je dan ondersteunen door een specialist of volg de contract en leveranciersmanagement opleiding.

Stok achter de deur contracteren

Consequenties zijn die zaken die volgen op een behaald resultaat of gedrag. Dus bij contractvoorwaarden zijn dat de afspraken over de afspraak. Dus wat gaan we in de operatie doen als we iets wel of iets niet behalen. 

Mensen gaan daar makkelijk mee om en hebben vaak de neiging wie dan leeft wie dan zorgt. Door er wel over te spreken of er contractvoorwaarden over op te stellen heb je een stok achter de deur. We zijn als mensen van nature graag consistent, “een-man-een-man, een-woord-een-woord!”. Als we heel duidelijk en serieus tegen andere zweren dat we de consequenties accepteren, dan zullen we dat later ook eerder doen. En nog krachtiger we zullen alles in het werk stellen om het koste wat kost te bereiken. Het meest krachtige om de doelen te bereiken is om bij de contractvorming afspraken te maken die als positieve consequentie voor de uitvoerende wordt ervaren. Indien deze belonende consequentie zeker of zeer aannemelijk is én direct volgt op de uitvoering is deze het krachtigst. Dit betekent dat daarmee de kans het grootst is dat het bereikt wordt en/of herhaling plaatsvindt. Is deze consequentie ver in de toekomst en onzeker zal het weinig effect hebben. Zie tabel hieronder en het onderstaande voorbeeld.

Even een voorbeeld.

Wat is de krachtigste contractvoorwaarde? 1, 2 of 3?

1. De leverancier levert voor kerstmis 2022!
2. De leverancier levert voor kerstmis 2022. Bij tijdige levering wordt 1% bonus in overweging genomen!
3. De leverancier levert voor kerstmis 2022. Bij tijdige levering mag de leverancier 0,5% als bonus factureren!

Ik denk dat jij net als de leverancier voor 3) gaat kiezen. Dat komt omdat contractvoorwaarden krachtiger zijn naarmate ze beter de consequentie van het gedrag voorspellen! In dit geval is de consequentie PDZ. Wat de afkorting is van Positief (een bonus voelt als positief!), Direct (namelijk direct op de factuur) een Zeker (omdat je met zekerheid 0,5% als bonus mag factureren). Het is zelfs krachtiger dan het hogere percentage uit 2. Dus als je een contract opmaakt, wees je dan verzekerd dat het een ‘sociaal contract’ is en focus vervolgens op de consequenties aan contractvoorwaarden die het doel ondersteunen. Dat maakt het aansturen een stuk makkelijker en effectiever. Het brengt op basis van de principes van Organizational Behavior Management (OBM) groei in performance leveranciers.

Deze kennis delen?